Onbezorgd genieten van goed en veilig eten
De afgelopen jaren waren foodbedrijven meer dan ooit genoodzaakt om te digitaliseren. Kwaliteitswerkzaamheden moesten op afstand worden uitgevoerd en soms waren audits op afstand nodig. Het is dan wel zo handig als alle documentatie digitaal beschikbaar is. Met een routekaart voor digitale kwaliteitszorg gaan kwaliteitsmanagers goed voorbereid de toekomst in. Volg hiervoor de onderstaande stappen.
Bepaal allereerst het startpunt:
Als het startpunt bekend is, zoek dan als tweede stap uit welke doelen tijdens de digitaliseringsreis bereikt moeten worden. Door dit gericht voor ogen te hebben, is het eenvoudiger om de juiste oplossingen te vinden. Denk hierbij aan:
De derde stap is het bepalen van de wijze van digitalisering. Dit is mede afhankelijk van het budget dat beschikbaar is. Digitalisering is een investering die vaak al snel terugverdiend wordt. Daarbij vragen online softwareoplossingen lang niet altijd een grote investering. Voer bijvoorbeeld een businesscase (haalbaarheidsstudie) uit waarbij je een kosten- en batenanalyse maakt.
Is er geen budget? Ga dan zelf aan de slag met het deels digitaliseren van werkzaamheden. Denk hierbij aan het gebruik van formules in Excel. Hoewel hiermee lang niet alle doelen behaald zullen worden, is het alvast een klein begin. Is er wel budget beschikbaar? Inventariseer dan onderstaande zaken om de juiste route voor digitalisering uit te stippelen.
Denk na over wie de software moet gaan gebruiken. Gaat alleen de kwaliteitsafdeling met de software werken of moet deze binnen het gehele bedrijf toegepast worden? Als de software door een groot aantal medewerkers moet worden toegepast, kijk dan ook naar het gebruiksgemak. Onderzoek hierbij bijvoorbeeld het volgende:
Digitale kwaliteitsoplossingen worden aangeboden via offline en online software. Bij offline software, ook wel on-premise genoemd, wordt de software op de computers van het bedrijf geïnstalleerd. De computers moeten aan bepaalde eisen voldoen om de software goed te laten functioneren. Gegevens worden in de meeste gevallen op je eigen computer opgeslagen. Het voordeel van offline software is in de regel dat je de software slechts eenmalig hoeft aan te schaffen om deze te kunnen gebruiken.
Maar er zijn ook diverse nadelen aan offline software. De eenmalige aanschaf vraagt vaak een flinke investering. Daarnaast moeten binnen de organisatie IT-faciliteiten beschikbaar zijn voor installaties en onderhoud. En wat als meerdere medewerkers met de software gaan werken? Daarnaast is het belangrijk om vooraf goed uit te zoeken of de software regelmatig geüpdatet kan worden en of hier aanvullende kosten voor gerekend worden. Om veilig te werken moet software altijd tijdig geüpdatet worden.
Bij online software benader je de applicatie via het internet. Dit wordt ook wel Software as a Service (SaaS) genoemd. De gebruiker hoeft de software niet aan te schaffen, maar sluit bijvoorbeeld een contract af waarbij jaarlijkse en/of maandelijkse licentiekosten worden gerekend. Voor deze software is altijd een internetverbinding benodigd.
Dit kan een nadeel zijn als de internetverbinding binnen de organisatie niet optimaal is. De gegevens worden in de ‘cloud’ opgeslagen en staan dus niet op de eigen computer. Via iedere computer met internetverbinding is de software te benaderen en zijn de gegevens te bekijken. Soms wordt er gebruik gemaakt van een combinatie van online software met offline mogelijkheden, zoals een onze Inspectie app die offline kan worden toegepast. Wel zo handig als je bijvoorbeeld een inspectie uitvoert in ruimten waar geen internetverbinding beschikbaar is, zoals in koelcellen.
Online werken biedt diverse voordelen. Zo zijn gegevens in geval van het crashen van de computer nooit kwijt. Ook is het eenvoudig om gegevens te delen met andere collega’s binnen de organisatie. Ga vooraf wel altijd na hoe de beveiliging van de software geregeld is.
Zowel bij offline als online werken moeten gegevens veilig worden opgeslagen. Dit is van groot belang voor je organisatie, maar wordt ook vereist vanuit GFSI erkende certificeringsstandaarden, zoals BRCGS. In de BRCGS standaard versie 8 staat bijvoorbeeld:
Als documenten en/of registraties digitaal worden bewaard, moeten deze:
Onderzoek dus altijd of aan de juiste beveiligingseisen voldaan kan worden. Kijk bijvoorbeeld ook naar realisatie van tussentijdse updates, betrouwbaarheid van servers en uptime van de applicatie.
Wellicht wordt binnen het bedrijf al gewerkt met losse softwareoplossingen. Tegenwoordig bieden softwarebedrijven steeds vaker totaaloplossingen aan die modulair aan te schaffen zijn. Dit biedt het voordeel van losse oplossingen, omdat het niet nodig is om direct een compleet pakket aan te schaffen. Tegelijkertijd zijn er vaak andere bijkomende voordelen, zoals:
Het kwaliteitslandschap verandert continu en dus moet de routekaart voor digitale kwaliteitszorg tussentijds regelmatig bijgesteld worden. Een goede voorbereiding is het halve werk. Ga daarom goed na welke mogelijkheden je in de toekomst van de digitale oplossingen verwacht. Vragen die hierbij gesteld kunnen worden, zijn:
Kortom: voldoende zaken om over na te denken als de stap naar digitale kwaliteitszorg gemaakt wordt. Zo komen we bij de vierde stap. We bieden voor food bedrijven online QA software aan, welke is opgebouwd uit meerdere modules. Tijdens een gratis demo laten we de diverse modules zien en vertellen we hoe deze aansluiten op de vraagstukken binnen jouw bedrijf. Zo stellen we samen met jou een routekaart voor digitalisering van kwaliteitszorg samen. Onze offerte wordt voorzien van een Service Level Agreement (SLA). Hierin wordt de kwaliteit van de door ons geleverde software beschreven en wordt aangegeven hoe zaken zoals beveiliging, updates, back-ups en dergelijke goed geregeld zijn. Zo is de routekaart eenvoudig compleet te maken.